Six tendances observées chez les planificateurs d’événements

Martine Letarte Collaboration spéciale

Ce texte fait partie d'un cahier spécial.

Alors que tout le monde court après son temps, les planificateurs d’événements doivent mettre sur pied des stratégies redoutablement efficaces afin d’attirer des gens dans leurs réunions et congrès. Voici six tendances observées par la firme de marketing B2B Clientis lors de son étude de marché sur le tourisme d’affaires pour 2016-2017.

Redéfinir son événement. Tous les événements prévus dans l’année ont-ils encore vraiment leur raison d’être ? L’un d’eux serait-il plus porteur s’il était fusionné à un autre ? Ou s’il changeait de format ? En plus de permettre aux entreprises de créer des événements qui auront plus d’impact, cette redéfinition permet aux planificateurs de s’attaquer à un grand défi : la baisse des taux de participation aux événements.

« Des planificateurs d’événements nous ont dit en groupe de discussion en mai qu’aller chercher un bon taux de participation pour un événement est de plus en plus difficile, affirme Véronique Paquignon, directrice générale de Clientis. Organiser moins d’événements, mais les rendre plus incontournables est une façon d’y arriver. »

Le crucial choix de la destination. C’est beau de vouloir essayer quelque chose de nouveau, mais le choix de la destination pour un événement de tourisme d’affaires ne se fait jamais à la légère. C’est même, d’après l’étude de marché, l’élément le plus important pour les planificateurs d’événement. Et ce, au-delà du budget.

« Ce point rejoint aussi le défi d’attirer un grand nombre de participants, affirme Véronique Paquignon. Les planificateurs sont amenés à choisir la destination de leur événement en fonction de la distance que les participants auront à parcourir pour y assister. Ainsi, plusieurs préfèrent opter pour les grands centres urbains comme Montréal et Québec parce que ce sont des points centraux pour les gens des régions. »

Une offre d’activités séduisantes bien mise en valeur sur le Web. Tout n’est pas joué pour autant pour les régions qui ont une offre d’activités singulières à offrir aux touristes d’affaires.

« En marge du congrès, les planificateurs d’événements aiment pouvoir organiser par exemple des activités originales de consolidation d’équipe et offrir différentes expériences inoubliables pour les participants », affirme Véronique Paquignon.

Par contre, pour convaincre les planificateurs de tenir leurs événements chez eux, les régions doivent pouvoir compter sur un site Internet à jour qui met bien en valeur l’offre et les capacités d’accueil des différents partenaires.

« Certaines régions le font très bien, alors que d’autres doivent faire plus d’efforts », affirme Véronique Paquignon.

L’incontournable technologie. Les grands centres urbains se battent à armes inégales avec les régions, mais il n’en demeure pas moins que les investissements en technologies sont présents partout et ils sont en fait devenus incontournables.

« Les planificateurs doivent pouvoir compter sur des outils technologiques performants pour les présentations, affirme Mme Paquignon. De plus, la technologie permet à des gens qui n’ont pas pu se déplacer d’assister à l’événement à distance, par vidéoconférence par exemple. »

Le tourisme durable s’impose. Tasses de café en styromousse qui forment des monticules dans les poubelles après la pause, babioles à l’effigie du congrès qui termineront aux ordures après l’événement, stationnement rempli de voitures de participants venus en solo : si avant, c’était la norme dans l’événementiel, les temps changent, et les participants demandent de plus en plus aux planificateurs des mesures écoresponsables.

« C’est une préoccupation de plus en plus présente chez les planificateurs d’événements, affirme Véronique Paquignon. Par exemple, plusieurs maintenant encouragent le covoiturage. »

Créativité, quand tu nous tiens. Le succès phénoménal de l’événement C2 MTL en est la preuve : les gens souhaitent aller dans des événements inusités, qui sauront les émerveiller, les faire grandir. Pour y arriver, les planificateurs font des pieds et des mains pour arriver avec des propositions surprenantes aux gens d’affaires.

« Les participants à des événements ne veulent plus seulement s’asseoir devant un conférencier, mais veulent pouvoir participer, échanger, affirme Mme Paquignon. Ils souhaitent que la réunion d’affaires traditionnelle prenne une nouvelle tournure, tout comme le réseautage. Les planificateurs d’événements doivent se réinventer. »