À Québec - Avant le congrès, les PCO sont à l’oeuvre

Marie-Hélène Alarie Collaboration spéciale
La ville de Québec est un lieu prisé pour la tenue de colloques et de congrès.
Photo: - Le Devoir La ville de Québec est un lieu prisé pour la tenue de colloques et de congrès.

Ce texte fait partie du cahier spécial Congrès et tourisme d'affaires octobre 2012

La réussite d’un congrès repose en grande partie sur son organisation. Et, parce qu’une telle planification nécessite temps et énergie, de plus en plus d’organismes confient l’organisation de leur événement à des professionnels.

Dans le jargon, on les appelle des PCO, c’est-à-dire des organisateurs professionnels de congrès. C’est une spécialité dont le rôle est de voir à l’organisation logistique d’un événement. « Notre clientèle se compose principalement d’associations », nous dit Caroline Lepage, la présidente-directrice générale d’Agora communication, une firme de planification et d’organisation de congrès établie à Québec.


Ces jours-ci, l’équipe d’Agora finalise la préparation du colloque annuel de l’association des chirurgiens maxillo-faciaux. « Pour ce colloque, nous effectuons la gestion des inscriptions, la promotion de l’activité, on va bâtir les outils remis pendant le colloque, comme le programme et les fiches d’évaluation. On va se charger de négocier avec l’ensemble des fournisseurs concernés, qu’il soit question de l’hébergement, du traiteur, des objets promotionnels ou de l’audiovisuel, explique Caroline Lepage. On est vraiment un intégrateur de fournisseurs. »


Avec l’exemple ci-haut, on est à même de constater que l’organisation d’un événement se compose de centaines de détails. C’est vrai pour un colloque de 100 personnes comme pour un congrès international regroupant 1000 participants : « Au fond, ça ne change pas beaucoup la donne, à la base, c’est toujours le même type de travail qu’on fait pour l’ensemble de nos clients. Notre tâche consiste à jeter les bases de l’organisation, alors, dès le départ, on dresse un échéancier, on regarde la planification budgétaire, et notre but est de décharger la lourdeur logistique de l’organisateur pour qu’il puisse se concentrer sur le contenu », poursuit Mme Lepage.

 

Le contenu


Ce qu’il ne faut jamais oublier, c’est que le contenu et la programmation demeurent les gages d’un événement réussi. « Il faut toujours chercher l’équilibre entre le contenu et le contenant. On aura beau avoir le meilleur contenu au monde, si ça ne roule pas, s’il y a des retards pendant les présentations, si on manque de nourriture pendant le repas du midi, les gens s’en souviennent. En même temps, si on a le meilleur des contenants, soit un beau centre des congrès, une organisation efficace, de savoureux banquets avec aussi des spectacles le soir, mais que les gens s’ennuient pendant les conférences, ça ne fonctionnera pas. »


On attire les participants d’un congrès avec de la publicité ou des concours et on utilise aussi dorénavant les médias sociaux. Mais il ne faut pas oublier que, une fois l’attention des congressistes captée, il faut que la programmation justifie leur présence. Encore une fois, on en revient au contenu. Malgré toutes les innovations technologiques et techniques, « c’est encore pertinent d’avoir quelqu’un sur une estrade qui fait sa présentation et, devant lui, des gens qui prennent des notes », rappelle Caroline Lepage.


Réseautage


Quand on parle de contenu, on parle aussi d’échanges et de réseautage. Pour réussir un colloque ou un congrès, ce qu’on souhaite, c’est que ces fameuses conversations qui ont lieu dans les corridors se tiennent maintenant dans la salle de conférence, c’est de faire en sorte de stimuler les congressistes afin qu’ils se sentent à l’aise de participer pleinement.


C’est alors qu’entre en scène l’équipe de Grisvert, une firme qui possède des bureaux à Montréal et à Québec, qui accompagne les organisations entre autres dans des démarches de collaboration. Ici, les manières de faire permettent de faciliter les échanges. Jean-Sébastien Bouchard est à l’origine du projet Grisvert. « Je travaille sur le contenu, mais aussi sur le processus. On crée des processus de collaboration. La collaboration est utile quand on a à s’attaquer à des problèmes complexes », explique M. Bouchard.


Les colloques traditionnels, où l’on retrouve un partage de bonnes pratiques et d’expertises avec des conférences d’experts, sont très efficaces lorsqu’on désire s’attaquer à des enjeux simples ou compliqués. « On dit des enjeux qu’ils sont simples lorsque des gens s’entendent pour dire qu’il y a un problème et qu’ils s’entendent aussi pour dire que la solution applicable ou la solution proposée est la bonne », explique Jean-Sébastien Bouchard.


Dans ces cas-là, on peut partager de bonnes pratiques et on sait qu’une bonne pratique est ce qui a fonctionné hier et ailleurs et qui devrait fonctionner ici et maintenant. Lorsque se pointent des enjeux compliqués, on aura recours à l’aide d’experts qui, sous la forme de conférences ou de groupes de discussion, amèneront les gens plus loin parce qu’ils ont décortiqué les situations et les problèmes et qu’ils proposent des solutions. « Généralement, ces experts s’entendent sur une réalité et s’entendent sur les solutions. Ainsi, les participants repartent avec une compréhension accrue de la réalité. »

 

Collaboration


L’équipe de Grisvert entre en scène lorsqu’on est confronté à des enjeux dits complexes. « On juge que des enjeux sont complexes lorsque plusieurs experts se contredisent tant sur la réalité que sur les solutions proposées. Alors, ce qui nous permet d’avancer, c’est la collaboration et la cocréation », explique M. Bouchard.


Et, selon la manière de faire de Grisvert, il faut alors rassembler les parties prenantes pour ensemble comprendre la réalité, envisager des possibilités pour le futur, faire des choix et finalement ensemble définir des priorités d’action communes. « Souvent en lien avec les changements à long terme, la durabilité des actions et leur portée réelle, les enjeux complexes nécessitent qu’on donne aux participants un espace pour qu’ils puissent élever la qualité des échanges et ensuite revenir partager leur expérience avec les autres. C’est ce que nous appelons la collaboration et la cocréation. »


On comprend alors que les spécialistes en logistique et les gens qui facilitent les échanges sont les meilleurs amis des organisations en congrès. Il faut se rappeler que ce sont eux, les spécialistes de l’industrie des détails !



Collaboratrice

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