Ulysse débarque à Notre-Dame - La réalité dépasse la fiction...

Au CHUM, l’imposant robot Ulysse, d’une dizaine de mètres de long, est responsable de toutes les étapes de gestion des médicaments, depuis la validation de l’ordonnance par le pharmacien jusqu’à l’administration du médicament au patient.
Photo: Au CHUM, l’imposant robot Ulysse, d’une dizaine de mètres de long, est responsable de toutes les étapes de gestion des médicaments, depuis la validation de l’ordonnance par le pharmacien jusqu’à l’administration du médicament au patient.

Au sous-sol d'un hôpital, dans les méandres de la pharmacie centrale, se trouve un parc d'automates où un robot et ses auxiliaires distribuent des médicaments ensachés et codés. Aussi futuriste que puisse paraître la chose, il ne s'agit point d'un remake d'un film de Fritz Lang ou d'une suite de Back to the Future, mais bien de la nouvelle réalité du Centre hospitalier de l'Université de Montréal (CHUM).

Depuis un peu plus d'un an, l'équipe du département de pharmacie de l'hôpital Notre-Dame compte un nouveau membre automatisé parmi ses rangs, Ulysse. L'imposant robot, d'une dizaine de mètres de long, est responsable de toutes les étapes de gestion des médicaments, depuis la validation de l'ordonnance par le pharmacien jusqu'à l'administration du médicament au patient. Un homologue, Samuel, remplit les mêmes fonctions à l'hôpital Saint-Luc.

Du côté de l'Hôtel-Dieu, à défaut d'avoir intégré un robot au processus de gestion des médicaments, on a plutôt opté pour une ensacheuse. Le volume des prescriptions n'étant pas aussi élevé que dans les deux autres hôpitaux du CHUM, l'amélioration de son système de distribution ne justifiait pas l'implantation d'un Samuel ou d'un Ulysse.

Un processus sécurisé

Parmi les plus avant-gardistes au pays, le parc de pharmacie du CHUM remplit une triple mission. «Le système permet à la fois d'accroître la sécurité, d'augmenter l'efficacité du système de distribution des médicaments et de soulager la charge de travail du personnel infirmier», soutient Serge Leblanc, directeur général par intérim.

Chaque jour, ce sont près de 4000 ordonnances qui sont remplies dans les hôpitaux du CHUM. Avant que Samuel et Ulysse ne soient adoptés, le personnel devait assumer manuellement le processus de distribution, ce qui pouvait laisser place à des erreurs d'inattention ou de manipulation. Une fois l'ordonnance acheminée au pharmacien puis validée par celui-ci, des techniciens remplissaient à la main des pots de médicaments. Ceux-ci étaient finalement distribués par les infirmières, qui devaient elles aussi manipuler la médication plusieurs fois par jour.

Désormais, la distribution des médicaments au CHUM s'apparente plutôt au fonctionnement d'un guichet automatique. Tous les médicaments sont enveloppés dans des sachets unidoses, puis codés. «Dans le département de pharmacie, il y a des murs complets de médicaments emballés. C'est ce que nous appelons l'inventaire hors ligne. Ce sont les médicaments préemballés qui sont prêts à être utilisés lorsque le robot aura besoin d'être réapprovisionné», explique Denis Bois, chef du département de pharmacie.

Lorsque les pharmaciens ont vérifié les ordonnances, celles-ci sont transmises au robot, qui sélectionne les médicaments selon les codes à barres qui leur sont attribués. Alors, les automates délivrent la médication désirée dans une cassette, laquelle est ensuite placée dans un chariot automatisé pour la distribution. Ainsi, les médicaments parviennent désormais aux patients sous forme de sachets préemballés et personnalisés au nom de chaque personne.

«Le système a permis d'accroître la sécurité, parce qu'il y a des millions de doses de médicaments qui sont préparées chaque année au CHUM. Même si le taux d'erreur était déjà bas, il l'est encore plus grâce à cette nouvelle façon de fonctionner», avance Serge Leblanc.

Une charge de travail allégée

Pour le personnel infirmier, ce nouveau système est synonyme de gains de temps. Selon les premières observations, on estime que chaque infirmière gagne près de 30 minutes par jour, qu'elle consacre désormais à d'autres tâches auprès des patients, n'ayant plus à préparer la médication sur les étages.

Par le passé, les infirmières passaient en moyenne de 50 à 60 minutes par quart de travail régulier (7,25 heures) pour préparer les médicaments. Lorsque la médication des patients était modifiée, ce n'était qu'à leur chevet que le personnel pouvait constater le changement. Alors, les infirmières devaient repartir à la pharmacie avec leur plateau, préparer la nouvelle médication puis revenir à la chambre. Pendant ce temps, elles pouvaient être interrompues à plusieurs reprises, ce qui ne faisait qu'allonger le temps d'attente des patients.

«Pour le personnel infirmier, c'est moins de pas perdus, moins de promenade et plus d'efficacité. Pour le patient, ça signifie un peu moins de temps d'attente», souligne Danielle Fleury, directrice des soins infirmiers au CHUM.

Une intégration efficace

Le réaménagement du département de pharmacie dans les trois hôpitaux du CHUM s'est déployé sur trois mois. Toutes les activités habituelles ont eu lieu pendant cette période de transition. Quant au projet-pilote du déploiement du système de distribution unidose automatisée et d'intégration de cabinets automatisés aux unités de soins, il s'est déroulé sur une période d'un an.

«Il reste encore beaucoup de travail de suivi et d'accompagnement, mais jusqu'à maintenant le changement est positif», commente Danielle Fleury.

McKesson Canada est le fournisseur des robots et de l'ensacheuse du CHUM.

L'entreprise, particulièrement connue pour ses services de distribution, offre aussi une panoplie de solutions automatisées pour accroître la productivité en pharmacie. Chaque année, près de 100 millions de doses sont distribuées par l'entremise des solutions d'automatisation institutionnelle de McKesson Canada. En tout, le projet du CHUM a coûté 6,5 millions.

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Collaboratrice du Devoir

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