Les bibliothèques universitaires unissent leurs forces

Jean-François Venne Collaboration spéciale
Le projet remonte à 2014, année où un groupe des bibliothèques du Réseau des universités du Québec envisageait de remplacer son système informatique.
Photo: Studio Pub Photo Le projet remonte à 2014, année où un groupe des bibliothèques du Réseau des universités du Québec envisageait de remplacer son système informatique.

Ce texte fait partie du cahier spécial Enseignement supérieur

Grâce à un nouveau partenariat des 18 bibliothèques universitaires québécoises, l’ensemble de la communauté universitaire aura bientôt accès à un catalogue unifié de 20 millions de documents. Le projet est piloté par le sous-comité des bibliothèques du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI) et réunit les universités francophones et anglophones.

« Il ne s’agit pas seulement de nouveaux outils, mais d’une profonde transformation du modèle d’affaires des bibliothèques universitaires et d’une grande démocratisation de ces services au bénéfice de tous leurs usagers », se réjouit Loubna Ghaouti, directrice de la bibliothèque de l’Université Laval. L’objectif global est de doter ces établissements de plateformes novatrices favorisant le partage de leurs ressources.

Le projet remonte à 2014, année où un groupe des bibliothèques du Réseau des universités du Québec envisageait de remplacer son système informatique. Il propose alors à l’ensemble des bibliothèques universitaires de réfléchir à un projet collectif. Comme le hasard fait parfois bien les choses, le gouvernement travaillait alors à une stratégie numérique, susceptible de devenir une avenue de financement pour le projet.

Au printemps 2017, le partenariat reçoit un avis favorable du gouvernement. Il sera finalement financé à hauteur de 10,4 millions de dollars par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES), dans le cadre de la stratégie numérique. « Sans ce financement, il est clair que nous n’aurions pas pu réunir l’ensemble des 18 bibliothèques universitaires dans ce partenariat », souligne Benoît Séguin, directeur retraité des bibliothèques de l’Université du Québec à Trois-Rivières. Il est présentement expert-conseil pour le projet au BCI.

Un nouveau guichet unique

Côté technologique, la Plateforme partagée de services (PPS) basée sur l’infonuagique constitue le gros morceau du partenariat. Grâce à elle, 300 000 étudiantes et étudiants et 10 000 professeures et professeurs auront accès au même catalogue unifié de 20 millions de documents imprimés et numériques. Sa mise en service est prévue au printemps 2020. « Auparavant, on était plutôt confinés au catalogue de l’université que l’on fréquentait, et les prêts interuniversitaires pouvaient être complexes à obtenir », souligne Loubna Ghaouti.

Ce nouveau guichet unique sera accessible en français et en anglais à partir d’appareils mobiles. Du travail a d’ailleurs été réalisé avec le fournisseur pour s’assurer que les interrogations du moteur de recherche composées en français soient automatiquement traduites en anglais et vice-versa, grâce à un système detraduction à la volée. « Les documents pertinents dans les deux langues seront donc suggérés aux usagers », résume Benoît Séguin.

La communauté universitaire québécoise a aussi accès à deux autres plateformes. Depuis janvier 2019, la plateforme GéoIndex permet d’optimiser la découverte, la visualisation et le téléchargement de données géo-spatiales, grâce à des cartes ou à des photos numériques et géoréférencées. La plateforme Dataverse facilite, elle, la circulation et l’utilisation des données de recherche en permettant la description, le dépôt et le partage de données de petite et de moyenne tailles.

C’est Online Computer Library Center (OCLC), avec sa plateforme WorldShare Management Services, qui a été choisi comme fournisseur. Il s’agit de la coopérative américaine à l’origine du gigantesque catalogue en accès public Worldcat, le plus vaste au monde.

Un point de départ

Le premier défi des tenants de ce projet a été de convaincre les administrateurs de chacune des universités. Les projets informatiques de grande envergure font peur en raison des risques de dépassement de coût et de ratés technologiques. Personne ne veut se retrouver à gérer un désastre du genre de celui du système de paie Phénix, véritable épine au pied du gouvernement fédéral depuis son implantation en 2016.

Reste maintenant à instaurer l’harmonisation des pratiques et des valeurs qui sous-tendent ce partenariat dans l’ensemble des bibliothèques universitaires. Il faut le faire tant auprès des décideurs que des quelque 1300 employés que comptent ces services. Les règles qui encadrent la durée des prêts ou le nombre de documents que l’on peut emprunter, par exemple, deviendront les mêmes dans chaque université.

Le partenariat et les nouvelles plateformes pourraient par ailleurs mener au développement de nombreux autres services. La gestion des réservations de locaux dans les bibliothèques, l’élaboration de contenu numérique ou encore la conservation en commun de documents pourraient faire l’objet de nouveaux outils partagés.

« On peut même imaginer que ce partenariat devienne à terme la plateforme de toutes les bibliothèques de l’enseignement supérieur au Québec en s’étendant au niveau collégial, conclut Benoît Séguin. Ainsi, un étudiant se retrouverait dans le même environnement pendant toutes ses études supérieures, même lorsqu’il change d’établissement d’enseignement. »