Amisgest, un outil né d’un besoin

Stéphane Gagné Collaboration spéciale
Le logiciel Amisgest est un outil de gestion destiné aux services de garde.
Photo: iStock Le logiciel Amisgest est un outil de gestion destiné aux services de garde.

Ce texte fait partie d'un cahier spécial.

Les coupes à répétition faites dans les centres de petite enfance (CPE) ont incité les gestionnaires à chercher des moyens pour être plus efficaces. Le logiciel Amisgest imaginé par Éric Rousseau, directeur d’Amisgest Technologie, et son équipe de programmeurs, vise à répondre à ce besoin.

Dans le CPE La Voûte enchantée, réservé aux enfants des employés de la Banque Nationale, la gestion est devenue beaucoup plus efficace le jour où sa directrice, France Laramée, a acquis le logiciel Amisgest. Elle ne tarit pas d’éloges envers cet outil qu’elle considère comme très utile, et même essentiel.

Parmi les fonctionnalités offertes par Amisgest, Mme Laramée apprécie particulièrement l’outil intégré de gestion des présences. « Le logiciel demande aux parents, par texto, chaque matin si leur enfant viendra au CPE, dit-elle. Si l’enfant ne vient pas, on peut alors inviter un autre enfant, inscrit à temps partiel, par exemple, à venir combler la place laissée vacante. » Cela répond bien au désir du ministère de la Famille, qui souhaite remplir les milliers de places vacantes chaque jour dans les CPE.

Pour la planification à plus long terme, il y a possibilité d’indiquer dans le portail parent quand l’enfant sera en vacances ou en congé, souligne la directrice.

Mme Laramée aime bien aussi les avis envoyés par Amisgest aux éducatrices pour leur rappeler, par exemple, que leur cours de premiers soins arrive à échéance. « Ce sont de petites choses qui allègent notre tâche », affirme-t-elle.

S’il y a cependant une chose que la directrice apprécie grandement, c’est l’intégration récente du programme À petits pas développé par l’organisme Casiope à Amisgest. À petits pas est un journal de bord qui permet de suivre le cheminement de l’enfant dans son développement langagier, moteur, sociocognitif et socioaffectif. « Nous utilisions déjà la version papier du programme avant cette intégration, mais elle n’était que peu lue par les parents, ce qui créait des insatisfactions chez les éducatrices, qui avaient le sentiment de remplir le journal de bord inutilement. »

Or, depuis l’adoption de la version numérique du journal de bord, tout a changé, selon Mme Laramée, qui a encouragé M. Rousseau à intégrer cet outil à Amisgest. « Les parents peuvent lire où ils veulent et quand ils le veulent le journal de bord, sur leur tablette, sur leur téléphone intelligent ou à leur ordinateur, dit-elle. Les interactions sont plus faciles avec les éducatrices, et les parents peuvent ainsi suivre l’évolution de leur enfant. »

Amisgest permet aussi de gérer les feuilles de temps des employés, de contrôler les portes d’accès au CPE et d’établir des statistiques de fréquentation des enfants. Les gestionnaires, s’ils le désirent, peuvent même installer dans leur CPE Amisgest TV, un large écran où l’on trouve une panoplie d’informations utiles, mises à jour (météo, fête d’enfants, etc.).

Un outil né d’un besoin

Amisgest répond donc à un besoin réel. Créé en 2010, il est né à la suite de lacunes constatées par Éric Rousseau. « J’étais membre du conseil d’administration d’un CPE à Sainte-Julie et je voyais des choses qui pouvaient être améliorées dans la gestion. Après avoir quitté le CA, j’ai imaginé cet outil », relate M. Rousseau qui se dit idéateur, car il n’est pas programmeur.

Depuis, Amisgest connaît un immense succès. Un article paru dans Le Journal de Montréal, en novembre 2015, mentionnait que le logiciel était utilisé par près de 200 CPE sur un total de 1500. Deux ans et demi plus tard, ce nombre a littéralement explosé. « Aujourd’hui, 1162 installations l’utilisent », dit M. Rousseau. À cela, il faut ajouter les centaines d’utilisateurs en garderies privées, les services de garde scolaire, les garderies en milieu familial et les bureaux coordonnateurs (organismes voués au bon fonctionnement des garderies en milieu familial subventionnées).

Les mesures d’optimisation, mises en place par le gouvernement en 2016 et visant les CPE et les garderies subventionnées, ont accentué la popularité d’Amisgest. « Grâce à la subvention accompagnant ces mesures, des centaines de CPE ont pu acquérir le logiciel », soutient M. Rousseau.

Des économies appréciables

Cette popularité s’explique par une amélioration de l’efficacité de la gestion, laquelle s’accompagne par une réduction des coûts. « Un client qui utilise le système à son plein potentiel peut économiser de 3000 à 15 000 $ la première année. Certains ont même mentionné avoir économisé 25 000 $ », affirme M. Rousseau.

Ces économies sont attribuables à plusieurs facteurs. M. Rousseau en mentionne quelques-uns. « L’outil permet de gérer les horaires des employés de façon optimale, la communication informatisée associée à Amisgest réduit la consommation de papier et le fait de connaître l’âge réel des enfants, grâce au logiciel, permet de toujours avoir le bon nombre d’éducatrices dans les groupes. » Ce dernier point est important, car le ratio d’éducatrices dans les groupes varie selon l’âge des enfants. Ainsi, un groupe d’enfants âgés de moins de deux ans exige un plus grand nombre d’employés qu’un groupe d’enfant de quatre à cinq ans, par exemple. On peut, de cette façon, allouer les éducatrices aux bons endroits.

Former pour bien utiliser

L’usage optimal des multiples fonctionnalités d’Amisgest nécessite toutefois de la formation. Ce point a été pris en compte par les concepteurs, qui ont développé un portail destiné à cela. Dans ce portail, on trouve des vidéos expliquant chacune des fonctionnalités du logiciel. « Après le visionnement, le client a accès à un technicien qui peut approfondir avec lui des aspects moins assimilés en prenant le contrôle de son ordinateur », dit M. Rousseau.

Un logiciel en constant développement

Amisgest est un outil en constante évolution, selon M. Rousseau. Les concepteurs ont d’ailleurs développé un portail d’idées où les clients sont invités à proposer des idées pour optimiser le produit et proposer de nouvelles fonctionnalités. « Ainsi, nous examinons la possibilité de développer une pharmacie intelligente qui permettrait aux gestionnaires de connaître notamment en temps réel l’inventaire des produits, ce qui manque et ce qu’il faut acheter », dit le directeur.