Coûteux dérapage informatique à l'IRDA

Le contrat donné par l’IRDA pour un nouveau progiciel permettant d’améliorer l’efficacité de sa gestion interne a été accordé à la firme Mplex Solutions, de Laval, pour 249 544 $, soit tout juste sous la limite obligeant de lancer un appel d’offres.
Photo: Agence Reuters Susana Vera Le contrat donné par l’IRDA pour un nouveau progiciel permettant d’améliorer l’efficacité de sa gestion interne a été accordé à la firme Mplex Solutions, de Laval, pour 249 544 $, soit tout juste sous la limite obligeant de lancer un appel d’offres.

Un dérapage informatique coûte cher à l'Institut de recherche et de développement en agroenvironnement (IRDA), un organisme basé à Saint-Hyacinthe et subventionné à 70 % par le gouvernement du Québec.

Selon les informations obtenues par Le Devoir, le progiciel acheté par l'IRDA pour sa gestion financière interne a coûté 68 % plus cher que prévu et n'accomplira pas toutes les tâches souhaitées au départ par l'Institut. Et ce, sans compter les frais annuels de licence, qui sont élevés.

L'IRDA est une corporation de recherche à but non lucratif fondée en 1998 qui «réalise des activités d'acquisition de connaissances, de recherche, de développement et de transfert visant à favoriser le développement durable de l'agriculture», comme sa mission l'indique. L'Institut, qui compte une centaine d'employés, a des revenus d'environ neuf millions de dollars par année. Plus des deux tiers du budget proviennent des subventions du gouvernement.

En 2007, la direction de l'IRDA a décidé d'acheter un nouveau progiciel pour améliorer l'efficacité de sa gestion interne, notamment pour tout ce qui touche la gestion en temps réel des budgets de recherche. La politique d'appel d'offres de l'IRDA stipule que «tout achat de biens ou de services d'un montant supérieur à 250 000 $ doit faire l'objet d'un appel d'offres public».

Or le contrat est accordé à la firme Mplex Solutions, de Laval, pour 249 544 $, soit tout juste sous la limite permise. La direction et le conseil d'administration jugent cette proposition acceptable et estiment que procéder à un appel d'offres public «présentait plus d'inconvénients que d'avantages, en termes de coûts et d'échéanciers», selon les mots du rapport annuel de 2007.

Mais la facture se met à grimper. À la fin de 2007, l'IRDA doit débourser une somme imprévue de 48 549 $ pour mener à bien le projet. Puis, en 2008, un autre montant de 47 678 $ est exigé par la firme. En 2009, deux ans après la signature du contrat, l'Institut a dû ajouter une autre tranche de 69 233 $, selon les informations qui seront publiées dans le rapport annuel 2009, qui sera rendu public le 18 juin prochain lors de l'assemblée générale. Le dépassement de coût total atteint donc 165 000 $, soit 68 % de plus que la facture prévue de 249 000 $.

Le progiciel, nommé Virtuo, commence à fonctionner dans les locaux de l'IRDA. Mais il ne fera jamais tout ce qui était prévu au départ, par exemple la gestion des frais de déplacement des chercheurs. Plusieurs scientifiques se sont d'ailleurs plaints au cours des derniers mois de devoir passer beaucoup de temps à faire de la gestion en raison des lacunes du progiciel.

Des frais annuels élevés

De plus, les frais annuels d'utilisation de la licence se chiffrent à 32 000 $. Une somme élevée pour un institut de taille moyenne qui affecte normalement le plus d'argent possible à la recherche. Dans un document du ministère du Développement économique, de l'Innovation et de l'Exportation du Québec (MDEIE) préparé en 2007 pour répertorier les fournisseurs de solutions logicielles, on indique à la page 233 que Virtuo est destiné en priorité aux grandes entreprises qui affichent un chiffre d'affaires supérieur à 18 millions de dollars par année. Même si l'IRDA n'entre pas dans cette catégorie, le MDEIE a consenti une subvention directe de 255 000 $ pour l'achat du progiciel.

La présidente et chef de la direction de l'IRDA, Gisèle Grandbois, affirme que son organisme n'a pas tenté d'obtenir un progiciel trop gros et trop coûteux pour les besoins de l'Institut. «On avait besoin d'avoir ça, dit-elle. C'est un investissement qui va nous aider pendant des années. La gestion des budgets sera plus serrée et la reddition de comptes sera meilleure. On gère 120 projets de recherche par année et on devait en faire beaucoup à la main avant. On va être plus efficaces maintenant.»

Clairement un dérapage


En entrevue, Mme Grandbois a joué la carte de la transparence, reconnaissant qu'il y a «clairement eu un dérapage» dans ce dossier. «Est-ce qu'on pensait au départ que ça coûterait si cher? Non, c'est clair.» Gisèle Grandbois a travaillé au bureau de la vérificatrice générale du Canada avant d'aller diriger l'IRDA, en 2005. Elle a été aux premières loges pour constater les nombreux dépassements de coûts des systèmes informatiques des organismes fédéraux. Québec a aussi eu de nombreux dérapages dans les dernières années. «Le problème observé ailleurs, on l'a eu ici», reconnaît-elle.

Virtuo est déjà utilisé ailleurs, mais pas dans des centres de recherche, qui ont une gestion comptable plus complexe, dit Mme Grandbois. «On s'est rendu compte que ce qu'on nous offrait n'était pas complet. On pensait avoir bien exprimé nos besoins, mais il y a eu une mauvaise compréhension.»

Mme Grandbois affirme que ce progiciel sera unique dans le milieu de la recherche au Québec. Est-ce à dire que les autres centres estiment que ce type de logiciel n'est pas utile? «Non, je pense seulement que c'est difficile à implanter, c'est pourquoi c'est rare. Les autres centres vont certainement regarder ce qu'on a fait avec intérêt», dit-elle.

L'entreprise MediSolutions, qui gérait sa filiale Mplex Solutions en 2007 et qui possède encore le progiciel Virtuo, n'a pas rappelé Le Devoir pour s'expliquer.