Tourisme Laval - Un guide pour aider les organisateurs de congrès

Martine Letarte Collaboration spéciale
Un espace de travail à l’hôtel Sheraton de Laval
Photo: Sheraton Un espace de travail à l’hôtel Sheraton de Laval

En matière de tourisme d'affaires, Tourisme Laval tente vraiment de se démarquer de la concurrence en mettant de l'avant différents outils pour faciliter la vie des organisateurs d'événements. Après avoir lancé, il y a deux ans, son microsite qui présente son service sur mesure d'aide à la planification, www.leSimplificateur.com, Tourisme Laval lance maintenant un Guide congrès qui comprend 45 conseils pour faire de son événement un succès.

«Le contexte est difficile actuellement pour les entreprises. Elles ont moins de sous, moins de personnel, et pourtant tout continue d'aller très vite. Plusieurs nous ont dit qu'elles avaient besoin d'outils pour leur permettre d'organiser des événements rentables», indique d'emblée Andrée Courteau, présidente-directrice générale de Tourisme Laval.

Qui dit événement rentable dit évidemment coûts raisonnables, mais surtout événement couronné de succès. «Pour y arriver, les organisateurs doivent offrir des services exceptionnels, et, avec notre Guide congrès, nous leur donnons des trucs assez généraux qui s'adressent à toute personne qui organise un événement, même si ce n'est pas à Laval. Le guide n'est pas un descriptif de notre offre de services. Toutefois, en tant que simplificateur, Tourisme Laval fournit des solutions pour les organisateurs d'événements», précise Mme Courteau.

Plusieurs aspects importants

Plusieurs éléments sont à prendre en considération lorsqu'on veut organiser un événement à succès. Il faut d'abord penser au choix des infrastructures, qui doivent être de qualité, mais aussi adaptées au type d'événement, explique le document. On doit aussi penser à garnir la table des congressistes.

«Nous proposons entre autres le Passeport des chefs, une formule intéressante qui permet à un groupe de choisir quatre services dans quatre restaurants différents. Ce genre de souper crée une dynamique vraiment particulière et c'est très bon pour le réseautage, parce que les gens ne sont pas assis avec les mêmes personnes pendant tout le souper», explique Andrée Courteau.

Le Guide congrès donne aussi quelques trucs pour organiser des conférences bien rodées avec des intervenants appropriés. La technologie est aussi un incontournable: elle peut faciliter l'organisation et les communications de l'événement, tout en dynamisant certaines interventions. Toutefois, prévient le guide, une intervention par vidéoconférence ne remplacera jamais un contact direct avec un professionnel.

Le guide rappelle aussi qu'il faut penser aux à-côtés de l'événement. Mme Courteau remarque que les activités de team-building sont très populaires actuellement. «Les temps sont durs dans les entreprises et il faut motiver les troupes! Les activités de team-building sont une très bonne façon d'y arriver et nous avons plusieurs partenaires à Laval qui ont développé des expertises en la matière. Quelques-unes sont d'ailleurs assez originales, je pense par exemple au Cosmodôme de Laval, qui organise des simulations de mission spatiale.»

En parallèle

Plusieurs organisations prévoient aussi des activités pour les conjoints ou conjointes et pour les enfants, question de combiner affaires et vacances en famille. Tourisme Laval a concocté plusieurs «tours clé en main» pour ceux qui optent pour cette tendance. Il y en a pour les mordus du magasinage, pour ceux qui aiment se prélasser dans les spas, pour les gourmands ou encore pour les amateurs de plein air en famille.

On voit aussi, de plus en plus, la tendance verte qui se fait sentir dans l'organisation d'événements d'affaires. «Les gens veulent savoir comment ils peuvent faire pour que leur événement cadre dans les principes du développement durable», affirme Mme Courteau.

Le Guide congrès énumère donc différents aspects à considérer pour organiser un événement écoresponsable, comme la limitation des déchets produits, le recyclage, la réduction de la consommation d'énergie et la compensation des émissions de carbone.

«Nous recommandons également aux gens de consulter notre Guide de l'événement vert. Nous avons aussi une personne spécialisée dans l'organisation d'événements écoresponsables à Tourisme Laval», précise-t-elle.

Le service sur mesure, www.leSimplificateur.com, de Tourisme Laval a reçu l'an dernier le premier prix dans la catégorie «Outil du 21e siècle» lors du congrès annuel de l'Association des professionnels en développement économique du Québec.

Tourisme Laval représente 225 entreprises touristiques lavalloises et la région a

415 000 pieds carrés d'espace de congrès, d'exposition et de réunion à offrir aux organisateurs d'événements, en plus de ses 1600 chambres.

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Collaboratrice du Devoir