Tourisme Laval - Le guide des réunions en est déjà à sa quatrième mouture

Ce texte fait partie du cahier spécial Tourisme d'affaires 2013

Destination très populaire auprès des entreprises et des congressistes, Laval est l’une des villes du Québec dont l’offre de tourisme d’affaires est la plus complète et la plus diversifiée. Concevant fréquemment divers outils pour faciliter la vie à sa clientèle, Tourisme Laval lançait le 15 février dernier un nouveau Guide des réunions.

Disponible en format pdf et téléchargeable gratuitement sur Internet, Le guide des réunions de Tourisme Laval contient une trentaine de pages et comporte une kyrielle de renseignements utiles pour maximiser l’efficacité des rencontres des gens d’affaires.

Après une courte introduction, dans les premières pages de celui-ci, on trouve plusieurs conseils pour bien planifier sa réunion. On parle notamment de l’importance de bien choisir le responsable de l’événement, de déterminer convenablement le lieu où se déroulera la rencontre, de définir clairement le contenu de celle-ci et d’attribuer préalablement des tâches aux divers participants. « La bonne préparation d’une réunion, c’est un aspect très important ; c’est souvent ce qui détermine sa réussite, note Mme Andrée Courteau, présidente-directrice générale de Tourisme Laval. Dans le guide, on donne plein de trucs et de conseils pour bien planifier sa réunion. »

En deuxième partie du guide, on traite plutôt du déroulement même de la rencontre. Les types de réunions possibles (remue-méninges, motivation, résolution de problèmes, etc.), le rôle de l’animateur, la gestion du temps et l’importance des pauses y sont abordés.

Le dernier segment du guide est consacré à la conclusion de l’événement et au bilan qui devrait être effectué après la tenue d’une réunion. On trouve dans ces pages plusieurs informations sur les façons de faire un compte rendu productif et des conseils pour mener un suivi efficace.

 

Un outil de promotion

Bien que le guide soit gratuit et accessible pour tous les organisateurs d’événements, qu’ils envisagent ou non de tenir leur réunion à Laval, celui-ci contient plusieurs références à la ville.

Par exemple, sous la rubrique « Êtes-vous écoresponsable ou voulez-vous le devenir », on trouve notamment une liste d’établissements lavallois certifiés Clé verte ou BNQ 21000 reconnus pour leurs pratiques environnementales. Dans le même esprit, dans le chapitre consacré aux éléments dont il faut tenir compte lors de la planification d’une réunion, on explique comment choisir une salle adaptée à ses besoins. Pour chaque type de salle, on présente quelques exemples tirés de l’offre lavalloise.

La dernière page du guide est également réservée aux bonnes adresses de Laval. On y trouve les coordonnées de différentes salles de réunions, de lieux d’activités, d’espaces de détente et de restaurants.

Ainsi, s’il est susceptible de donner plusieurs trucs intéressants aux gens d’affaires qui souhaitent tenir leur réunion ailleurs qu’à Laval, celui-ci est surtout destiné à une clientèle désireuse de se réunir dans la région lavalloise. D’autant que Tourisme Laval effectue un suivi rigoureux avec ceux qui consultent son guide. « Lorsque les gens téléchargent le guide, on communique avec eux. On regarde toujours s’il y a des possibilités d’affaires pour eux dans la région », confirme Mme Courteau.

Avec ce guide, Tourisme Laval a notamment pour objectif de fidéliser sa clientèle, bien qu’elle soit déjà plutôt assidue. « On vient d’apprendre que notre taux d’occupation [des établissements d’hébergement] est de 68,3 % pour l’année 2012. C’est le meilleur taux au Québec. Malgré tout, le défi de conserver notre clientèle, de la satisfaire et de poursuivre son développement demeure très important pour nous », soutient Mme Courteau.

L’organisation lavalloise souhaite aussi mettre en valeur ses nouvelles offres. À cela s’ajoute le désir de l’organisation de conserver son rôle d’expert-conseil en tourisme d’affaires, rôle qu’elle joue depuis quelques années déjà.

 

Trois autres guides

Le guide des réunions concocté par l’équipe de Tourisme Laval est le quatrième que produit l’organisation. En 2009, elle avait lancé un premier document du genre destiné à faciliter la consolidation d’équipes. Celui-ci ayant connu un vif succès - à ce jour, il a été téléchargé près de 4000 fois -, Tourisme Laval a pris l’initiative d’en créer d’autres.

« On a constaté que notre clientèle manifestait un grand intérêt pour les sujets qu’on lui avait proposés. On a eu beaucoup de commentaires des gens d’affaires qui trouvaient que ce guide était bien utile », souligne Mme Courteau.

En novembre 2009, Tourisme Laval a donc lancé le guide Congrès et paracongrès, un document destiné aux organisateurs d’activités et décideurs d’entreprises traitant de tous les aspects relatifs à la planification d’événements d’envergure. On y trouve notamment des pistes pour que les organisateurs puissent facilement établir leurs objectifs et cerner les enjeux de leur événement, des techniques pour leur permettre d’attirer les clientèles pressenties, des conseils pour faire le choix de leur programmation ainsi que des suggestions d’activités à tenir en marge du congrès. Comme le premier, ce deuxième guide a connu un intéressant succès.

Dans la foulée, Tourisme Laval a décidé d’élaborer un troisième guide. Portant cette fois sur la tenue d’événements écoresponsables, on trouve dans ce document toutes les étapes de la conception à la réalisation d’une réunion ou d’un congrès écoresponsable, en tenant compte des enjeux environnementaux, sociaux et économiques qui soutiennent l’essor du développement durable.

« Nos guides sont toujours très populaires. Ils continuent d’être téléchargés même s’ils sont disponibles depuis un certain temps sur notre site. Il faut dire qu’on met fréquemment à jour tous nos documents. Lorsqu’on a de nouvelles informations ou des précisions à ajouter, on le fait », confie Mme Courteau.

Tous les guides pratiques de Tourisme Laval sont téléchargeables gratuitement sous l’onglet Outils du site lesimplificateur.com. Avant d’y avoir accès, il faut tout de même remplir un court formulaire.
 

Collaboratrice

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