Réunions: miser sur la simplicité et la prévoyance

Alexandra Duchaine Collaboration spéciale
Les employeurs sont surtout en quête d’ambiances propices aux échanges ; ils ne cherchent plus à en mettre plein la vue à leur personnel.
Photo: iStock Les employeurs sont surtout en quête d’ambiances propices aux échanges ; ils ne cherchent plus à en mettre plein la vue à leur personnel.

Ce texte fait partie du cahier spécial Tourisme d'affaires

Comment se porte l’industrie de l’événement d’affaires ? Éléments de réponse avec Pascal Desharnais, président fondateur de l’agence événementielle montréalaise Happening.

Depuis bientôt 20 ans, Pascal Desharnais imagine des activités, des ambiances et des décors rassembleurs pour les grandes et petites entreprises. Il a l’habitude des calendriers en montagnes russes, ponctués de semaines creuses, puis de sommets très occupés, comme à la rentrée et aux Fêtes. « Mais depuis la fin avril, la demande pour organiser des rendez-vous d’affaires est plus stable. On en a beaucoup, et je dirais même plus qu’avant la COVID-19. »

Congrès, lac-à-l’épaule, salons, formations, activités de réseautage : quel type de réunions d’affaires revient en force ? Cet été et jusqu’en septembre, l’heure était aux barbecues extérieurs ou aux DJ sets dans les bars, note M. Desharnais. Bon nombre d’entreprises ont physiquement rassemblé leur troupe pour une première fois en deux ans et demi. Mais Happening s’apprête maintenant à orchestrer une kyrielle de partys de Noël.

Les employeurs sont surtout en quête d’ambiances propices aux échanges ; ils ne cherchent plus à en mettre plein la vue à leur personnel. Les retrouvailles d’équipe se veulent plus simples, sans flafla. « On a souvent vu un besoin de renouveler, d’impressionner, d’offrir une expérience hors du commun, alors que maintenant, on est revenu un peu plus à l’essentiel. Les gens ne se sont tellement pas vus, alors il faut les laisser jaser entre collègues. Si on propose des animations, on les dérange ! »

« On n’a pas besoin de beurrer épais comme on avait à le faire avant la COVID. Du moins, pas pour l’instant », lance l’entrepreneur en riant.

Sans surprise, on assiste donc au grand retour des rendez-vous d’affaires en personne. De quoi enchanter celui qui a dû se reconvertir en fabricant de cloisons protectrices, puis en créateur d’occasions virtuelles pour survivre aux mesures sanitaires. Le studio d’enregistrement spécialement aménagé dans les bureaux d’Happening, en 2020, a même été démonté.

Quelques entreprises planifient également des congrès de courte durée. Alors qu’avant le virus, les réunions d’une semaine étaient fréquentes, les conférences d’une journée sont désormais la norme. « Les gens ont été tellement longtemps en stand-by à se demander s’ils devaient ou non préparer un événement, s’ils allaient pouvoir le faire, etc. Souvent, ils avaient la volonté, mais avaient peur. Maintenant, ils n’ont plus peur, mais il reste qu’ils préfèrent y aller à petits pas. »

Un domaine en reconstruction

À cause de la COVID-19, les différentes facettes du monde de l’événementiel ont essuyé une vague de départs et une perte d’expertise. En restauration, en hôtellerie, dans l’univers du spectacle ou de l’organisation, de multiples visages sont absents ou en apprentissage.

« On se retrouve dans un environnement où il faut vraiment double vérifier, triple vérifier et s’assurer de travailler avec des gens qui ont une certaine connaissance du milieu. On n’est pas toujours conseillés parfaitement partout, je dirais », confie Pascal Desharnais, une pointe d’ironie dans la voix. « On visite une salle et on se fait dire que les entrées électriques sont à tel endroit, et le jour J, on découvre que ce n’est pas ça du tout. »

L’industrie de l’événement d’affaires fonctionne au ralenti en raison du manque de main-d’œuvre. Ce printemps, les professionnels étaient encore réticents à candidater. M. Desharnais sent toutefois le vent tourner ; les curriculum vitæ se montrent plus nombreux et le milieu suscite davantage l’intérêt. Il admet cependant que le domaine demeure en reconstruction tant il a été ébranlé.

Happening doit ainsi refuser des mandats, à défaut de pouvoir animer plusieurs soirées en simultané. L’entrepreneur conseille d’ailleurs à ses clients d’être prévoyants et de se prendre au minimum trois mois à l’avance, car la pénurie est partout.

« Le nombre de traiteurs pouvant assurer un service à des groupes considérables a chuté radicalement, ça se compte sur les doigts d’une main maintenant à Montréal, affirme-t-il. Eux aussi, ils ont des problèmes de recrutement. C’est un défi majeur dans leur domaine et dans le nôtre. » De même, dénicher des artistes, des techniciens de la scène ou une salle disponible n’est pas un jeu d’enfant.

Sur fond de postes vacants et d’inflation, tenir un événement d’affaires se révèle forcément de plus en plus coûteux. Pascal Desharnais estime qu’il faut prévoir un budget de 20 % à 25 % plus important par rapport à 2020. Pour économiser, il conseille notamment de miser sur des cocktails dînatoires avec des stations, plutôt que sur un repas avec service aux tables.

Ce contenu spécial a été produit par l’équipe des publications spéciales du Devoir, relevant du marketing. La rédaction du Devoir n’y a pas pris part.

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