Comment réussir ses événements d'affaires hybrides?

Adrien Bonot
Collaboration spéciale
Pour ramener un contact humain, l’une des solutions trouvées par l’industrie a été d’aménager des studios de tournage où les animateurs et intervenants peuvent se réunir et interagir entre eux ainsi qu’avec les participants au congrès, comme ici lors de l’événement MTL Reunion, organisé par le Palais des congès de Montréal en octobre dernier.
Photo: Palais des congrès de Montréal Pour ramener un contact humain, l’une des solutions trouvées par l’industrie a été d’aménager des studios de tournage où les animateurs et intervenants peuvent se réunir et interagir entre eux ainsi qu’avec les participants au congrès, comme ici lors de l’événement MTL Reunion, organisé par le Palais des congès de Montréal en octobre dernier.

Ce texte fait partie du cahier spécial Tourisme d'affaires

Les événements hybrides constituent en quelque sorte une passerelle vers le futur, une solution qui permettra de réaliser la mission de l’industrie et de renouveler l’approche en cette période de grands changements.

Avec l’apparition du vaccin et l’assouplissement des règles sanitaires, les entreprises se tournent de plus en plus vers le modèle des événements hybrides. Rendez-vous à la fois physiques et virtuels, ceux-ci présentent plusieurs avantages, comme l’expliquent Yves Beaudoin, du Centre d’événements et de congrès interactifs (CECi) de l’hôtel Delta de Trois-Rivières, et Mélissa Chouinard, présidente de l’agence INOVA.

Selon M. Beaudoin, « la pandémie a modifié beaucoup de choses dans le secteur de l’événementiel. Le fait de se rassembler physiquement ne paraît plus aussi nécessaire qu’avant. Grâce aux différentes plateformes de diffusion comme Teams, Zoom et autres, nous pouvons toucher un public beaucoup plus large, que ce soit au Québec ou même à l’international, sans se déplacer ».

Pour un événement hybride, outre l’aspect virtuel, il faut des moyens en présentiel importants. Il est primordial de rendre l’événement dynamique et interactif, notamment en replaçant du contact humain dans tout ce bain de virtuel. Pour ce faire, les intervenants se rassemblent en présentiel et interagissent avec les participants.

Les personnes ont du mal à rester assises huit heures devant un écran en écoutant un meeting. Il faut les faire participer, qu’elles s’investissent pleinement.

 

« Au CECi, nous avons un studio permanent pour dix personnes. Nous créons un espace hybride avec trois caméras, différents écrans de fond pour créer l’ambiance. Les animateurs sont en nombre limité, mais parlent au plus grand nombre. L’objectif est de rendre l’événement attrayant. »

Se poser les bonnes questions

Même son de cloche chez Mélissa Chouinard. « Pour un événement hybride, il faut innover davantage. Les personnes ont du mal à rester assises huit heures devant un écran en écoutant un meeting. Il faut les faire participer, qu’elles s’investissent pleinement. Elles peuvent par exemple recevoir des lunettes 3D en amont du rendez-vous pour vivre une expérience de réalité augmentée. De même, avec les applications pour téléphone intelligent, on peut les faire sortir de chez elles pour participer à des activités programmées tout en restant connectées. »

Cependant, pour organiser un événement hybride, plusieurs questions se posent. Il faut tout d’abord définir à qui l’événement s’adresse. Aux employés de l’entreprise seulement, aux fournisseurs, aux publicitaires.

Il faut aussi se demander à quelle échelle l’événement est organisé. Est-ce qu’il concerne des acteurs québécois, canadiens ou internationaux ? Tous ces points doivent être pris en compte. Il faut aussi avoir une idée approximative du nombre de participants, car le réseau informatique n’est pas infini et ne doit pas être surchargé. Autant de paramètres qui poussent les organisateurs d’événements à se réinventer.

« L’avantage des événements hybrides est que l’on touche beaucoup plus de personnes sans les contraintes logistiques liées au déplacement ou à l’hébergement sur place. Il ne faut cependant pas oublier les avantages principaux des événements en présentiel, qui sont le contact et le réseautage. Il faut donc générer de l’interaction en virtuel. Au CECi, nous avons créé une application pour cellulaire où les personnes peuvent réseauter en petits groupes selon leurs centres d’intérêt, leur entreprise », continue Yves Beaudouin.

Rapport statistique

L’agence INOVA souhaite aussi être proactive dans ce domaine. « Hormis pour les partys de Noël ou d’autres événements festifs qui doivent se dérouler en présentiel, les entreprises sont assez satisfaites de ces événements hybrides. L’aspect rapport statistique après chaque atelier est très important en hybride. Le taux de participation pour chaque activité est calculé, la visibilité des partenaires aussi. Le sentiment d’appartenance à l’entreprise est renforcé. Pour une société canadienne, par exemple, qui organisait un événement au Québec, un autre en Ontario et encore un en Colombie-Britannique, le fait de passer par l’événement hybride permet à ses employés de se sentir plus proches les uns des autres et de converser tous ensemble pour pouvoir promouvoir l’entreprise », remarque Mélissa Chouinard.

Le coût de l’organisation d’un événement hybride ou en personne est sensiblement le même pour l’entreprise. En présentiel, il faut louer des salles, des hôtels, demander des prestations de traiteurs. Pour l’hybride, il faut louer un studio pour les animateurs, passer par une agence événementielle, avoir un soutien technique… L’année 2020, avec cette pandémie, a constitué un vrai tournant dans le monde événementiel. Si, dans le futur, la vie normale reprendra son cours, le retour à des événements 100 % présentiel est loin d’être acquis.

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