Comment maximiser chaque voyage d’affaires

Le plein d’idées pour transformer une dépense stratégique en bon investissement.
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ÉCRIT PAR MAUDE DUMAS Collaboration spéciale

À l’heure de la mondialisation, une bonne stratégie de développement d’affaires implique forcément des voyages, que l’on vise le marché canadien, américain ou international. La technologie – les vidéoconférences en particulier – nous permet bien sûr de communiquer de façon efficace avec équipes, partenaires et clients potentiels, peu importe où ils se trouvent sur la planète. Mais il ne faut pas minimiser l’impact des interactions en direct, qui sont indispensables pour créer des connexions durables et authentiques, et qui favorisent des échanges débordant du cadre d’un ordre du jour. De plus, le fait d’être sur place permet aux voyageurs d’affaires de sonder le terrain, de découvrir la culture locale et de comprendre le contexte dans lequel leur entreprise évolue.

 Pour les startups et les PME en particulier, les coûts reliés à ces déplacements sont un facteur important, et il est essentiel que le retour sur investissement soit appréciable. Dominic Gagnon, le fondateur de l’entreprise de paiement sans friction et de bracelet intelligent Connect & GO (qui a développé les bracelets intelligents RFID utilisés par de nombreux festivals et les Jeux Olympiques de Pyeonghcang), en sait quelque chose : les voyages d’affaires jouent un rôle majeur dans le succès de son entreprise et il leur consacre près de 50% de son temps. « Mon objectif est de rentabiliser au maximum chacun de mes déplacements. Avant le jour du départ, je contacte une foule de clients potentiels et je m’assure d’avoir un agenda bien rempli. De plus, j’optimise mon horaire en fonction du décalage. Qui n’a pas rêvé d’une journée de 28 heures ? En jouant avec les fuseaux horaires, c’est possible !»

Outre une bonne préparation et des présentations bien rodées, la qualité du voyage – de la réservation jusqu’au dernier meeting en passant par l’expérience à l’aéroport, en vol et à l’hôtel – joue un rôle crucial dans l’atteinte des objectifs.

Regrouper ses déplacements Le principe: effectuer deux ou trois déplacements consécutifs en saut de puce plutôt que plusieurs aller-retour sur une plus longue période de temps. Cela demande une planification serrée, mais permet au final de maximiser son temps et de réduire ses dépenses, car les transporteurs aériens offrent souvent des billets multi-destinations à prix avantageux qui permettent de s’arrêter pendant plus d’une journée. Autre avantage : en regroupant les déplacements à l’international dans un même fuseau horaire, on minimise les effets du décalage.

Adhérer à NEXUS Si vous voyagez souvent aux États-Unis, vous gagnerez un temps précieux avec ce programme conçu pour accélérer le passage à la frontière. Vous aurez entre autres accès à des lignes de contrôle et des postes automatisés dédiés pour les arrivées par voies aérienne, terrestre ou même maritime. Nexus et Global Entry (le pendant américain) sont des initiatives conjointes des services frontaliers du Canada et des États-Unis, et s’adressent aux individus à faible risque. Pour infos : https://www.cbsa-asfc.gc.ca/prog/nexus/menu-fra.html.

Ne pas enregistrer de bagage Une bonne habitude que la majorité des voyageurs d’affaires assidus ont adoptée. Voyager léger permet de gagner du temps précieux au départ comme à l’arrivée en éliminant les étapes de l’enregistrement et de la récupération des bagages. En prime, on profite d’une flexibilité appréciable lors des connexions serrées et on se simplifie la vie une fois à destination, surtout si on prend le train ou le métro pour se rendre de l’aéroport au centre-ville, ce qui est presque toujours plus efficace que le taxi. Simplifier l’opération valises Si on voyage souvent, c’est une bonne idée d’avoir en tout temps une valise prête à partir où réside en permanence une trousse de toilette emplie de mini formats et tous les indispensables (médicaments, chargeurs, convertisseur, sous-vêtements). La veille du départ, ne reste qu’à ajouter quelques « uniformes » de voyage, confortables, polyvalents et s’agençant entre eux, qu’on glissera dans des housses de nettoyeur pour prévenir les faux plis. Dominic Gagnon, pour sa part, est toujours prêt à partir : «Nous avons une règle d’or chez Connect & GO : un client à l’international n’a pas à être pénalisé par notre situation géographique et il doit sentir que nous sommes toujours près de lui. Pour cette raison, nous sommes prêts à prendre un vol à moins de 24 heures d’avis. C’est pourquoi j’ai en permanence une valise complète ainsi qu’une housse avec chemise et veston dans ma voiture ».
 

Sélectionner le bon siège Si le budget le permet, la classe affaires est de toute évidence un bon choix, surtout pour les vols long courrier effectués de nuit. Les sièges se transformant en lits sont propices à un sommeil réparateur, ce qui permet d’arriver frais et dispos à destination pour une réunion en matinée, et on profite d’un service attentionné en plus de l’embarquement et du débarquement prioritaires. Et si on désire travailler pendant quelques heures, l’espace additionnel et la tranquillité de la cabine sont propices à la concentration.

Pour les budgets plus restreints, la classe affaires dans un sens seulement peut être une bonne solution : on peut ainsi profiter d’une bonne nuit à l’aller vers l’Europe, par exemple, tandis qu’un retour en plein jour se fera aisément en classe économie.

Autre option : voyager en classe économique « premium », offerte par un nombre grandissant de transporteurs aériens. Le rapport qualité-prix de cet hybride entre la classe économie et la classe affaires est avantageux; les sièges sont situés à l’avant de la cabine, ce qui permet un débarquement express, et on profite d’avantages tels que plus d’espace pour les jambes, un service repas plus rapide ou des collations en extra. En classe économie, l’emplacement du siège peut faire toute la différence. Si le vol est court, les sièges de couloir, près de la tête de section, permettent une sortie express. Les premières rangées derrière des cloisons sont plus tranquilles et offrent souvent plus d’espace pour les jambes, mais on ne peut ranger ses effets personnels que dans le porte-bagage au-dessus du siège. Enfin, les places près des issues de secours offrent nettement plus d’espace pour les jambes, mais seront moins intimes.

La grande question : hublot ou allée ? Les sièges du côté hublot sont plus propices au sommeil, et on ne risque pas d’être dérangé par un voisin qui se lève. Les sièges de couloir, pour leur part, offrent une plus grande liberté de mouvements, ce qui est pratique pour ceux qui désirent se dégourdir les jambes en circulant dans l’appareil – et en sortir rapidement  !

Miser sur les programmes de fidélisation Les programmes des compagnies aériennes donnent droit à des primes appréciables : transport aérien, nuitées à l’hôtel, location de voiture, cadeaux et plus. Le fait de consolider ses voyages avec un transporteur ou ses affiliés donne plus rapidement accès à un statut de voyageur assidu (Altitude d’Air Canada par exemple) et offre des avantages tels que l’enregistrement et l’embarquement prioritaires, l’accès aux salons, le droit à des bagages supplémentaires et un statut prioritaire sur les listes d’attente. Il en va de même pour les programmes de fidélisation des entreprises de location de voitures et des chaînes hôtelières. Enfin, pour maximiser ces bénéfices, il suffit de régler tous ses achats avec une même carte de crédit permettant d’accumuler des points échangeables en primes voyages.
 



Avoir accès à au moins un salon Même si on ne voyage pas en classe affaires, le fait d’avoir un statut de voyageur assidu ou de détenir certaines cartes de crédit peut donner accès à ces havres de paix où on peut boire et manger, relaxer, travailler avec du WIFI gratuit et, dans certains cas, prendre une douche ou même dormir dans des aires réservées. Moyennant un prix d’entrée, on peut aussi inviter des collègues ou des membres de la famille voyageant avec nous.

Séjourner régulièrement au même hôtel Il n’y a pas que les points qui comptent! Les voyageurs qui fréquentent régulièrement le même hôtel peuvent s’attendre à un accueil personnalisé et à des extras comme une chambre avec vue, un surclassement ou un petit-déjeuner gratuit – surtout s’ils laissent un pourboire à l’occasion ! Les visiteurs réguliers peuvent aussi demander de laisser en consigne un sac contenant une trousse de toilette, des chaussures de course ou des articles de bureau. Mais le plus grand avantage, c’est d’être accueilli comme si on rentrait à la maison, ce qui n’a pas de prix !

Contrer le décalage horaire Comment  ? D’abord en fonctionnant tout de suite à l’heure locale. Pour aider notre horloge interne à s’adapter, il vaut mieux résister à l’envie de faire une sieste et ne se coucher qu’à l’heure habituelle, transposée au nouveau fuseau horaire. Comme la lumière naturelle est une alliée qui influence les rythmes circadiens en mettant l’organisme en mode «éveil», faire une longue promenade à l’arrivée aide à remettre les pendules à l’heure. Idem pour un lunch ou, pourquoi pas, une réunion en terrasse si le temps le permet. Une autre bonne idée : aller au gym ou à la piscine, pour bénéficier de l’effet énergisant de la production d’endorphines.

Rester connecté Pour Dominic Gagnon, c’est une priorité. « Rien de pire que d’arriver dans un autre pays et de constater qu’on n’a pas d’adaptateur universel. Malheureusement, de nombreux hôtels n’en fournissent toujours pas ! Pour cette raison, j’ai toujours trois adaptateurs avec moi, un dans ma valise, un autre dans mon sac de portable et un troisième dans la voiture.» À faire aussi : voyager avec un téléphone déverrouillé dans lequel on insère une carte SIM locale avec forfait pré-payé, une option souvent plus économique que les forfaits internationaux des fournisseurs locaux. Enfin, il vaut mieux télécharger documents, livres et vidéos avant le départ pour éviter des surcharges.

Prendre du temps pour soi Que faire avec tout ce temps gagné ? S’offrir quelques heures, une journée ou un week-end de détente, de culture ou d’exploration pour recharger ses batteries. Les Américains ont inventé un nom – bleisure, soit l’hybride entre business & leisure – pour décrire cette tendance en hausse. Le bénéfice inattendu? Le temps passé à se familiariser avec une nouvelle culture et à découvrir de nouveaux produits et services élargit les horizons, fait jaillir les nouvelles idées et équivaut à une véritable session de recherche et développement. Un autre phénomène qui monte : voyager avec nos proches et prendre par la suite quelques jours de congé en leur compagnie. C’est excellent pour la gestion du stress et c’est un bel exemple de conciliation travail-famille, version entrepreneuriale !

Air Canada pour entreprises: Un atout pour les startups et PME

Le programme

Air Canada pour entreprise est un outil de réservation de vols et de gestion de voyages d’affaires combiné à un programme de loyauté spécialement conçu pour les PME.
Pour s’inscrire : aircanada.com/pourentreprise

Les bénéfices

Ce service gratuit, qui ne requiert aucune dépense minimum, offre aux membres des rabais sur les vols, des crédits eSurclassement, des sièges préférentiels, des coupons Air Canada Bistro et des passes pour les Salons Feuille d’érable. Plus l’entreprise voyage, plus elle accumule de bénéfices qui seront portés au compte de l’entreprise. En parallèle, les voyageurs accumulent des points Aéroplan individuellement.

Des rabais partenaires

Air Canada pour entreprise met tout en œuvre pour permettre à ses membres de vivre une expérience de voyage d’affaires aussi agréable que productive en leur offrant des rabais avec les partenaires suivants : Rover, pour faire garder son animal de compagnie; Park ‘N Fly, pour les stationnements à l’aéroport; Avis et Budget, pour la location de voitures.; WeWork et Breather, pour louer un bureau mobile ou une salle de réunion.

Des programmes d’incubation et d’accélération

Air Canada pour entreprise est impliqué dans plusieurs programmes soutenant des startups et des petites et moyennes entreprises, comme le MTL Lab, par exemple, qui est le premier incubateur d’innovations en tourisme, culture et divertissement en Amérique du Nord. L’initiative la plus récente, le Cabinet Créatif, a été co-développée par Air Canada et la Ville de Montréal pour appuyer les entreprises dans leur développement à l’international. Après un appel de candidatures, le programme d’accélération offrira des formations, du mentorat et des mises en relation, de même qu’une mission commerciale à 20 entreprises montréalaises.

Pour informations:
https://cabinetcreatif.ca (2e cohorte: l’appel de candidatures se termine le 11 octobre 2019).





Gérer vos réservations et dépenses liées aux voyages d’affaires. Air Canada pour entreprise est un programme gratuit conçu pour permettre aux petites et moyennes entreprises de réaliser des économies sur les vols, d’accumuler des récompenses et de profiter d’offres exclusives chaque fois qu’elles voyagent avec Air Canada ou l’un de ses partenaires d’exploitation admissibles. Le programme est actuellement offert aux entreprises au Canada et aux États-Unis; aucun seuil de dépense minimum ou engagement requis.
 

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