De plus en plus, les entreprises, même modestes, mettent en place des régimes d'épargne et de retraite collectives à l'intention de leurs employés. Geste louable, certes, mais qui implique que les employeurs doivent consacrer un certain temps à la gestion de ces régimes. La société Standard Life, troisième au Canada dans le domaine des régimes de retraite collectifs, a voulu leur faciliter la vie. Bienvenue au Salon VIP des responsables de régimes.

«Nous avons d'abord identifié les besoins sur le marché, explique André Deslauriers, directeur des solutions d'affaires à Standard Life et chargé de projet pour le Salon VIP. Il y a d'abord le petit employeur, celui qui aime son travail et qui est absorbé par ce dernier. En général, il a peu de temps à consacrer à la gestion d'un régime de retraite. Ensuite, il y a l'employeur un peu plus gros mais qui n'a pas d'expertise parmi ses ressources humaines pour gérer un régime de retraite. Le Salon VIP permet à ces employeurs d'avoir au bout des doigts toute l'expertise de Standard Life. De plus, nous avons mis en place, avec le Salon VIP, des outils qui permettent de gérer le régime en y passant seulement quinze minutes toutes les deux semaines.»

Les adhérents au Salon VIP pour responsables de régimes de retraite y accèdent via Internet. Le site est entièrement sécurisé et il faut un code d'utilisateur ainsi qu'un NIP pour y accéder. «Les transactions sont sécurisées et le site est dessiné selon les principes du Web 2.0. Auparavant, nous avions quelques services en ligne pour nos clients responsables de régimes, mais, si je peux me permettre une comparaison, nous étions alors en trottinette. Avec le Salon VIP, nous roulons maintenant en Porsche.»

La gestion d'un régime collectif entraîne plusieurs tâches administratives. «Il y a beaucoup de paperasse. Par exemple, le responsable du régime doit nous faire parvenir de façon régulière la liste des employés et de leurs cotisations. Règle générale, pour s'acquitter de cette tâche, le responsable remplit un formulaire et nous le fait parvenir par télécopie. Ensuite, nous entrons les données dans le système informatique. Avec le Salon VIP, ces étapes disparaissent, puisque le Salon VIP permet au responsable d'accéder directement à l'écran à sa liste d'employés. Il peut donc inscrire lui-même le montant des cotisations. Il peut aussi rajouter un nom sur la liste ou en enlever un lorsqu'il le faut. Il peut aussi utiliser cette liste pour ses propres dossiers.»

De plus, le Salon VIP permet la réalisation de transactions financières en toute sécurité. «Il n'est plus nécessaire de communiquer avec sa banque pour qu'elle transfère les montants des cotisations vers Standard Life. Il peut tout simplement les verser en ligne. Il peut aussi payer de la même façon la facture pour nos services.»

Services ajoutés

L'adhésion au Salon VIP de Standard Life permet aussi de profiter de certains services particuliers. «Par exemple, lorsqu'on ferme le dossier d'un employé, parce qu'il démissionne, qu'il est congédié ou qu'il prend sa retraite, il y a pour chacun de ces cas une procédure juridique à suivre et des gestes à faire. Nous nous en occupons, et on s'assure ainsi que tous les points sont bien sur les i et toutes les barres sur les t.»

Un administrateur du régime a différents rapports à produire. «Avec le Salon VIP, on a mis en place un système qui permet de produire ces rapports.» De plus, le Salon VIP permet à l'administrateur du régime de prendre connaissance de certaines informations concernant son régime, par exemple, des données relatives au rendement du régime. Un service de formation en ligne est aussi disponible.

Un outil multifonctions

«Le Salon VIP est un site qui permet au responsable d'un régime de retraite d'avoir sous la main tous les outils nécessaires à la bonne conduite du régime de retraite. Les données et les informations auxquelles il a accès, comme le rendement du régime, lui permettent de s'assurer de la bonne gouvernance du régime. Il a aussi à portée de la main les outils administratifs dont il a besoin pour gérer le régime. Et il a la possibilité de faire le suivi des différentes actions qu'il doit poser.»

En place depuis juin 2008, le Salon VIP, entièrement conçu à l'interne, compte maintenant 500 employeurs. «C'est une plate-forme simple à utiliser qui rend la gestion d'un régime de retraite plus facile et qui fait économiser beaucoup de temps au responsable. Cela lui donne aussi un meilleur contrôle sur les gestes administratifs qu'il doit faire à l'intérieur du régime.»

Le Salon VIP change aussi la manière de travailler des employés de Standard Life. «Cela change la nature de nos contacts. Comme nos représentants n'ont plus à communiquer avec l'employeur pour de simples questions administratives, ils peuvent davantage se permettre d'établir une relation de conseiller auprès de l'employeur et l'aider à trouver des pistes de solution.» Cela est d'autant plus intéressant que les besoins en régimes de retraite des entreprises varient selon l'évolution de l'entreprise.

«Nous sommes déjà en train de développer une troisième série d'outils, parce que nous voulons que le Salon VIP soit à jour pour tout, autant pour les besoins des employeurs que pour les tendances du marché.» Et André Deslauriers d'ajouter: «En plus, le Salon VIP élimine le papier et sauve des arbres.» Le Salon VIP de Standard Life était finaliste dans la catégorie Affaires électroniques interentreprises aux Octas 2009.

Collaborateur du Devoir