L’Acfas, le plus grand rendez-vous scientifique multidisciplinaire de la Francophonie, c’est 6000 scientifiques, dont 500 venus de l’étranger pour participer à 205 colloques. Organiser cette rencontre demande des heures et des heures de préparation et une équipe prête à mobiliser Québec tout entière !

Le rôle du comité organisateur du 81e Congrès de l’Acfas est d’orienter le congrès à travers le choix du slogan et les thématiques qui en découlent. Il veille également à la bonne coordination entre les différents comités et au bon déroulement de chacune des étapes de l’organisation du congrès. Cette année, ses coprésidents sont Pascal Daleau, président de la commission de la recherche à l’Université Laval, et Francine Saillant, professeure titulaire à la Faculté des sciences sociales à l’Université Laval. Tous deux ont bien voulu nous raconter comment s’était déroulée la préparation de ce très gros événement.

Le travail du comité organisateur commence très longtemps avant le congrès. En fait, les premières rencontres ont eu lieu en février 2012, soit bien avant le congrès de 2013. « Il faut annoncer le congrès un an à l’avance lors du congrès précédent. Il a donc fallu que nous soyons prêts en mai 2012 », nous explique Pascal Daleau. Ce comité organisateur se compose des représentants de l’Acfas et des représentants de l’Université Laval, qui est l’hôte de ce 81e congrès.

Grande réputation

En tant que président de la commission de la recherche à l’Université Laval, Pascal Daleau est au fait de tout ce qui s’active dans les domaines de la recherche scientifique : « J’ai une vue d’ensemble de la recherche à l’Université Laval. Durant l’année, on visite une quarantaine de centres de recherche sur le campus. J’ai l’occasion de voir un paysage très général de la recherche et je suis à même de comprendre l’évolution actuelle des sciences. » Bien pratique pour celui qui devra, avec sa coprésidente et toute son équipe, énoncer les thématiques autour desquelles s’articulera tout le programme du congrès de l’Acfas.

L’Acfas possède sa propre grille de thématiques que sont les sciences de la vie et de la santé, les sciences physiques, les mathématiques et le génie, de même que les lettres, les arts et les sciences humaines, les sciences sociales, les sciences de l’éducation ainsi qu’une section marquée par l’interdisciplinarité. « Ce cadre est donc préétabli par l’Acfas. Ensuite, nous étudions chacune des propositions qui nous sont faites », explique Pascal Daleau. La réputation de l’Acfas n’est plus à faire et la communauté scientifique attend avec impatience chaque congrès et on joue du coude pour y faire des présentations. La sélection s’opère à partir d’« un processus très limpide effectué par des comités scientifiques. On a des experts autour de la table, et nous, en tant que membres du comité organisateur, on s’implique dans bon nombre de ces comités selon notre expertise. Notre avis a le même poids que celui de n’importe qui d’autre autour de la table », raconte M. Daleau.

Lorsqu’un colloque a traversé avec succès tout le processus de sélection et qu’on en a accepté la présentation, « on tient à ce qu’il y ait un pourcentage conséquent de participation qui provient de l’extérieur de l’université hôte », précise Pascal Daleau. Cette année, un appel particulier a été fait aux responsables de colloques pour inclure la participation de collègues étrangers. En fait, depuis plusieurs années, l’organisation de l’Acfas a déterminé que 40 % de la participation aux colloques devait provenir de l’université hôte. « Mais c’est un maximum et ça ne veut pas dire que tous atteignent ce pourcentage. Par exemple, cette année, pour les activités dans le secteur enjeu de la recherche, il y a 16 propositions de l’Université Laval sur un total de 27. Dans d’autres secteurs comme celui des sciences de la santé, ça représente 13 sur 15, alors que pour les sciences et le génie, on a 8 propositions sur 17 », ajoute M. Daleau. Chaque année, et c’est normal, on constate une participation plus importante de la part de l’université hôte.

Le mot magique: mobilisation

Cette année, l’équipe du comité organisateur a vraiment fait un travail de mobilisation : « Tous ont été mis à contribution, même le recteur de l’Université Laval. On a envoyé des messages à répétition du côté des étudiants, et du côté des chercheurs, on n’a rien négligé », nous dit M. Daleau. C’est primordial pour la réussite d’un tel congrès. Il est même presque impossible de chiffrer le budget total du congrès, puisque si on ajoute le temps de tous les intervenants, « on arrive à des millions de dollars ! ».

Le financement du congrès de l’Acfas puise à plusieurs sources : une partie provient de commandites et de son budget annuel de fonctionnement, une autre partie émane de l’université hôte. « Cette année, le recteur a organisé une activité extraordinaire : une rencontre avec l’astronaute Julie Payette. En une seule soirée, on a couvert une bonne partie de nos dépenses », est fier de raconter Pascal Daleau.

Invitation au public

Cette année, pour la première fois, l’organisation de l’Acfas a proposé la mise sur pied d’un comité responsable des activités grand public. « On nous a demandé de faire des ponts et de créer des événements qui soient en dialogue avec le monde de la recherche et celui de la société », explique Francine Saillant, qui copréside avec M. Daleau le comité organisateur. On a ressemblé des chercheurs dynamiques qui ont l’habitude des événements grand public et on a mis à contribution des institutions comme le Musée de la civilisation, qui est habitué à accueillir des débats et des événements susceptibles d’attirer un public plus large que celui qui fréquente habituellement le congrès. « Nous, notre but était d’assurer la participation du plus grand nombre d’acteurs possible et de mobiliser la ville comme ville du savoir », reprend Francine Saillant. Ces événements s’adressent à tout le monde, ils sont gratuits et permettent de prendre goût à des débats plus profonds que ceux qu’on retrouve dans les médias, trop souvent superficiels.

Au moment d’écrire ces lignes, un autre comité organisateur est déjà à pied d’oeuvre pour jeter les bases de ce qui deviendra le 82e congrès de l’Acfas, dont l’Université Concordia de Montréal sera l’hôte en mai 2014.

Collaboratrice